søndag 8. september 2013

Brent barn skyr ilden

 

Jeg liker de litt uformelle møtene, som har rom for en fleipete tone. Samtidig så må ikke møtene skli ut, de må forholde seg til en avtalt agenda og innenfor en på forhånd bestemt tidsramme. Det å trekke ut tiden med historier om vær og privatliv for så å ikke ha tid til å ta opp sakene vi egentlig kom sammen for møtet – det er irriterende.

 
Uken har som vanlig vært preget av mange møter og møter krever forberedelser. Dog må jeg nok innrømme at forberedelsene blir det mindre og mindre av med årene.  Mens etterarbeidet forblir det samme, ja det har nesten bare økt i omfang og tar mye tid.

Og hva gjør jeg etter et møte?
Ja, det er ganske mange ting og avhenger selvsagt av hvem jeg har møtt og hvordan utfallet av møtet ble. Men det en ting som jeg nesten uten unntak foretar meg og det er å skrive notater fra møtet og som oftest sender jeg det til andre, de jeg har hatt møte med og/eller de som er med i samme prosjekt som meg.


Rablerier eller håndskrevne notater
blir til nyttige PC notat
Hvorfor gjør jeg det og hvordan gjør jeg det? De som kjenner meg vet at jeg noterer mye i en kladdebok. Jeg blir faktisk ganske så ukonsentrert og en smule frustrert om jeg har gått fra notatbok/ark og/eller penn hjemme.  For mange er det kanskje uforståelig at jeg i det hele tatt får noe ut av skribleriene i kladdeboken. Men det gjør jeg altså. Det å overføre de håndførte skribleriene til PC notat, er en veldig nyttig og viktig øvelse. Jeg liker ikke å gå fra et møte uten at jeg har visshet om at vi har noe skriftlig å forholde oss til i etterkant. Ja, jeg har brent meg her mange ganger og selv om det tar ekstra tid å få ned hva som ble sagt og konkludert med så har jeg en visshet om at ingen etterpå kan bestride innhold og avtaler gjort på møte. Da må de jo i tilfelle respondere og ikke godkjenne notatet som sendes.  Jeg bruker notatene aktivt når jeg skal ta neste skritt, neste møte eller neste dialog. Notatene er ofte også utgangspunkt for neste møtes agenda. Slik sparer jeg meg for mye tid som jeg ellers ville hatt med å huske tilbake og finne frem arket der jeg har skriblet et eller annet.

Referat er en kortfattet gjengivelse av innholdet i dokumenter står å lese i ordforklaringen jeg finner på Google, mens notat er et hjelpemiddel for å registrere og holde oversikt over alle de små fragmentene med informasjon som man mottar hver dag. For meg handler det om at notat er mer fritt i formen og passer best på de fleste møter jeg har. Likevel er jeg nøye med å få frem essensen og beslutningspunktene. Og jeg liker jo å påta meg jobben med å skrive notatet, hvorfor? Tja, jeg har gjentatte ganger opplevd at noe jeg har sett på som vesentlig ikke er kommet med i referat eller notat, eller kanskje enda verre referenten har bevist utelatt noe helt sentralt. En gang mottok jeg et referat fra et møte der jeg ikke kjente meg igjen overhodet – hadde det ikke stått dato, sted og at jeg faktisk var en av møtedeltagerne, så hadde ikke trodd at jeg hadde deltatt på dette. Da er det litt vanskelig å komme med kommentarer og forslag til endringer.  Overraskende mange møter holdes uten at det skrives noen form for notat og ofte kan resultatet her bli at muntlige lovnader under et møte ikke følges opp. Slike erfaringer gjør at jeg bokstavelig talt tar pennen i egen hånd. 

 

 

 

 

Ingen kommentarer:

Legg inn en kommentar